Herramientas
Herramientas de Trabajo
Conocé las herramientas que usamos día a día, sus reglas de uso y mejores prácticas. Marcá "Entendido" en cada una cuando hayas leído y comprendido las reglas.
Google Drive
Uso: Gestión y almacenamiento de archivos
Reglas Principales
- •Mantener una estructura de carpetas estándar (Cliente → Mes → Materiales)
- •No duplicar archivos: usar la función "Mover a" y no "Copiar" salvo que sea intencional
- •No compartir carpetas fuera de la organización sin autorización
Correo corporativo (@wearepaikes.com)
Uso: Comunicación con clientes
Reglas Principales
- •Usar firma estándar de la agencia (nombre, rol, logo)
- •Los asuntos deben ser claros y descriptivos. Ej: "Aprobación de posteos / Cliente X / Agosto"
- •Responder dentro de las 24 h hábiles máximo (aunque sea para confirmar recepción)
- •Evitar cadenas largas: si se complica, mover a Slack o reunión
- •Nunca reenviar información sensible sin chequear primero
Google Calendar
Uso: Agendar reuniones con clientes
Reglas Principales
- •Si es videollamada, siempre chequear que quede el link a Google Meet
- •Nomenclatura de título: "[Motivo de la reunión] / [Nombre de la empresa] / WAP"
- •Invitación siempre desde hola@wearepaikes.com
- •OBLIGATORIO: En TODAS las videollamadas (internas y externas) activar el tomador de notas nativo de Gemini. Al iniciar la reunión en Meet, hacer clic en el botón de Gemini y seguir estos pasos: 1) Permitir que Gemini tome notas, 2) Enviar notas a "Invitados de tu organización", 3) Activar "Iniciar también la transcripción", 4) Hacer clic en "Comienza a tomar notas (Español)"
- •Revisar que la reunión no se superponga con otras del mismo cliente
- •Cancelar o reprogramar con al menos 24 h de anticipación
Slack
Uso: Comunicación interna
Reglas Principales
- •Usar hilos para responder mensajes y mantener el contexto
- •Evitar mensajes directos innecesarios: todo lo posible en canales
- •Canales obligatorios: #general, #anuncios, y el canal de cada cliente
- •Si algo es urgente, usar el emoji 🔴 o mencionar a la persona con @
- •Fijar mensajes importantes para que queden a mano
- •Mantener la comunicación clara y breve
Notion
Uso: Gestión de proyectos y calendarios de contenidos
Reglas Principales
- •Actualizar siempre los tableros de contenidos al día
- •Usar propiedades y etiquetas para ordenar tareas y calendarios
- •Evitar tener "páginas sueltas": todo debe estar en la carpeta de su cliente/proyecto
- •Revisar que la información esté alineada con Drive y Slack (sin contradicciones)
Loom.com
Uso: Grabaciones de pantalla con cara y/o voz
Reglas Principales
- •Usar para crear tutoriales, explicaciones o demostraciones para clientes
- •Siempre revisar que no se vea información confidencial de otros clientes antes de grabar
- •Configurar la grabación para mostrar solo lo necesario (pantalla completa, ventana específica, o pestaña)
- •Usar un tono profesional y claro al hablar
- •Verificar la calidad del audio antes de enviar
- •Compartir el enlace directamente con el cliente, no hacer público el video
- •Organizar las grabaciones con nombres descriptivos que incluyan el cliente y la fecha
Tips Importantes
✅ Buenas Prácticas
- • Mantené siempre organizados tus archivos
- • Usá nomenclaturas consistentes
- • Configurá notificaciones importantes
- • Hacé backup de información crítica
- • Pedí accesos con tiempo
❌ Evitá esto
- • No uses herramientas personales para trabajo
- • No compartas credenciales
- • No dejes archivos sin organizar
- • No olvides activar grabaciones
- • No uses canales incorrectos en Slack